Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO für die über diesen Dienst erhobenen Daten ist:

Luis Alejandro Sánchez
Stettiner Str. 1
79650 Schopfheim
E-Mail: kontakt@medicalreporter.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt. Der Dienst wird von einer Einzelperson betrieben (§ 38 Abs. 1 BDSG), und seine Kerntätigkeit besteht nicht in der umfangreichen Verarbeitung von Gesundheitsdaten (Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO): er ist ausdrücklich für Eingaben ohne patientenidentifizierende Daten bestimmt (Ziffer 5).

2. Überblick & Grundsätze

Medical Reporter ist ein Werkzeug zur klinischen Dokumentation. Ärztinnen und Ärzte geben klinische Befunde (Diktate) ein; der Dienst erzeugt daraus über ein KI-Sprachmodell strukturierte deutschsprachige Arztberichte. Der Dienst ist so ausgelegt, dass keine patientenidentifizierenden Daten verarbeitet werden (siehe Ziffer 5).

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionsfähigen Dienstes sowie zur Abrechnung erforderlich ist. Eine Verarbeitung zu Werbe- oder Tracking-Zwecken findet nicht statt.

3. Konto- und Vertragsdaten

Zur Bereitstellung eines Nutzerkontos und zur Abrechnung verarbeiten wir folgende Daten:

• E-Mail-Adresse — als Login-Kennung und für system­bezogene Nachrichten (z. B. Bestätigungs- und Passwort-Reset-Links).
• Passwort — ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert (über den Authentifizierungsdienst Supabase); das Klartext-Passwort ist uns nicht bekannt.
• Nutzungsmetriken — Anzahl erzeugter Berichte, Berichtstyp, Zeitstempel sowie technische Token-/Kostenwerte je Generierung. Diese dienen der Durchsetzung der Tarifgrenzen, der Abrechnung und der Missbrauchsvermeidung.
• Abrechnungsstatus — Tarif, Trial-/Abostatus und die Kennung des Zahlungsvorgangs (siehe Ziffer 7).
• Erzeugte Berichte — der eingegebene Diktattext und der erzeugte Berichtstext werden Ihrem Konto zugeordnet gespeichert, damit Sie Ihren Verlauf nutzen können. Vor dem Speichern in der Cloud durchläuft der Text eine automatische Prüfung auf personenbezogene Daten (siehe Ziffer 5); schlägt diese an, wird der Bericht nicht serverseitig gespeichert.
• Einwilligungsnachweis — Zeitpunkt und Version der bei der Registrierung akzeptierten AGB (zur Erfüllung der Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Nutzungsvertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und Missbrauchsvermeidung).

4. Diktat-Verarbeitung über die Claude API (Anthropic)

Wenn Sie eine Berichtsgenerierung auslösen, wird der von Ihnen eingegebene Diktattext über unseren eigenen Server-Endpunkt (Netlify-Funktion) an die Claude API der Anthropic PBC übermittelt und dort durch ein KI-Sprachmodell zu einem strukturierten Bericht verarbeitet. Das Ergebnis wird an Sie zurückgegeben.

Auf demselben Weg werden Inhalte übermittelt, die Sie in Zusatzfunktionen ausdrücklich absenden: eine hochgeladene Datei (PDF oder Bild), die abgetippt werden soll („Datei abtippen“ — nur nach Ihrer Bestätigung, dass sie keine Patientendaten enthält), der angezeigte Brief samt Ihrer Änderungsanweisung (Änderungs-Chat) sowie Texte und Anweisungen im Stil-Assistenten.

Anthropic wird dabei als Auftragsverarbeiter für uns tätig (Verarbeitung weisungsgebunden und ausschließlich zur Erbringung der Generierung).

Drittlandübermittlung: Die Verarbeitung kann auf Servern außerhalb der EU/des EWR (USA) erfolgen. Grundlage ist das Data Processing Addendum von Anthropic, das Bestandteil der kommerziellen Nutzungsbedingungen ist und die EU-Standardvertragsklauseln (Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914) einbezieht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung der vertraglich geschuldeten Generierungsleistung).

5. Keine patientenidentifizierenden Daten — Rollenverteilung

Medical Reporter ist ausdrücklich nicht dafür bestimmt, patientenidentifizierende Daten (z. B. Name, Geburtsdatum, Adresse, Versicherten- oder Fallnummer) zu verarbeiten. Nutzerinnen und Nutzer sind verpflichtet, ausschließlich pseudonymisierte klinische Inhalte einzugeben.

Automatischer Schutzmechanismus (detectPersonalData)

Erste Prüfung — vor jeder Generierung. Eine clientseitige Funktion prüft das Diktat auf typische personenbezogene Muster (Geburtsdatum, Adresse, PLZ + Ort, Versichertennummer, Fallnummer, „Nachname, Vorname“-Muster, Telefonnummer). Wird ein solches Muster erkannt, erscheint eine blockierende Warnung.

Zweite Prüfung — vor der ERSTEN Speicherung eines Berichts in der Cloud. Geprüft werden Diktat und erzeugter Brieftext. Der Brieftext wird dabei bewusst weniger streng geprüft als das Diktat, weil Briefe regelmäßig legitime Datumsangaben enthalten (Operationsdatum, Kontrolltermine). Schlägt die Prüfung an, wird der Bericht nicht serverseitig gespeichert; er verbleibt lokal im Browser. Die Nutzerin oder der Nutzer kann den Text daraufhin prüfen und das Speichern ausdrücklich dennoch veranlassen — diese Entscheidung wird auf dem Datensatz vermerkt (phi_confirmed) und ist damit nachvollziehbar.

Spätere Bearbeitungen werden nicht erneut geprüft. Wird ein bereits gespeicherter Bericht im Editor geändert, erfolgt kein weiterer Mustervergleich: die Warnung wurde beim Erzeugen und beim erstmaligen Speichern angezeigt, und eine Prüfung bei jedem Tastendruck meldete fortwährend denselben Sachverhalt. Ein Bericht, dessen erstmalige Speicherung blockiert wurde, wird durch eine spätere Bearbeitung nicht nachträglich in die Cloud übertragen.

Diese Mechanismen sind eine technische Unterstützung und entbinden nicht von der Sorgfaltspflicht.

Kliniken und Praxen, die für ihre Organisation einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) benötigen, erhalten ihn auf Anfrage an kontakt@medicalreporter.de.

6. Eingesetzte Auftragsverarbeiter

Zur Erbringung des Dienstes setzen wir sorgfältig ausgewählte Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Bei Anbietern mit Sitz bzw. Verarbeitung in den USA wird die Übermittlung über die in diesen Verträgen enthaltenen EU-Standardvertragsklauseln bzw. — soweit der Anbieter zertifiziert ist — über das EU-US Data Privacy Framework abgesichert.

7. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für kostenpflichtige Tarife nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe. Bei Abschluss eines Abonnements werden die zur Zahlung erforderlichen Daten direkt von Stripe verarbeitet. Vollständige Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern) werden von uns nicht erhoben und nicht gespeichert; wir erhalten von Stripe lediglich den Abrechnungsstatus und eine Vorgangs-/Kunden-Kennung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Aufbewahrungspflichten, z. B. Handels- und Steuerrecht).

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Stripe.

8. Lokale Speicherung im Browser (localStorage)

Der Dienst speichert einzelne Werte ausschließlich lokal in Ihrem Browser (kein Tracking, keine Drittanbieter-Cookies). Zur Reichweitenmessung siehe Ziffer 9.

• Sitzungsdaten (Login-Token) — damit Sie nach dem Anmelden eingeloggt bleiben.
• Designeinstellung (hell/dunkel) — zur Speicherung Ihrer Anzeigepräferenz.
• Funktionsdaten wie Verlauf, Entwürfe und eigene Phrasen werden – soweit lokal gehalten – ebenfalls in Ihrem Browser gespeichert.

Diese lokale Speicherung ist für den Betrieb des Dienstes technisch erforderlich. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (unbedingt erforderliche Speicherung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Ein Einwilligungsbanner ist hierfür nicht erforderlich, da keine zu Werbe- oder Analysezwecken eingesetzten Technologien verwendet werden.

9. Reichweitenmessung (Plausible Analytics)

Zur anonymen statistischen Auswertung der Websitenutzung setzen wir Plausible Analytics ein. Der Dienst arbeitet cookielos, verwendet keine geräteübergreifenden Identifier und speichert keine personenbezogenen Daten; IP-Adressen werden nicht gespeichert. Da keine zu Werbe- oder Trackingzwecken eingesetzten Technologien verwendet werden, ist hierfür kein Einwilligungsbanner erforderlich.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der reichweitenbezogenen Optimierung des Angebots). Plausible speichert die Daten auf Servern in Deutschland; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Weitere Informationen: Datenrichtlinie von Plausible.

10. Speicherdauer & Löschung

• Konto- und Berichtsdaten: bis zur Löschung des Kontos bzw. solange das Nutzungsverhältnis besteht.
• Nutzungs-/Abrechnungsdaten: für die Dauer des Abrechnungszeitraums sowie anschließend im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (handels-/steuerrechtlich i. d. R. 6–10 Jahre).
• An Anthropic übermittelte Inhalte: automatische Löschung bei Anthropic innerhalb von 30 Tagen (siehe Ziffer 4).
• Lokale Browserdaten: bis Sie diese löschen bzw. die Browserdaten zurücksetzen.

Nach Wegfall des Zwecks und Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht.

11. Ihre Rechte (Art. 15–21 DSGVO)

Ihnen stehen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist u. a. die Behörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts oder die für den Verantwortlichen zuständige Behörde: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

12. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS (HTTPS). Der Zugriff auf Generierung und Verlauf ist durch eine token­basierte Anmeldung (JWT) mit automatischer Sperre nach Inaktivität geschützt. Der Schlüssel zur Claude API liegt ausschließlich serverseitig und wird nicht im Browser offengelegt.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.

Stand: 23. Oktober 2026